Dokumentenmanagement mit Rechtssicherheit im Gesundheitswesen – eine unlösbare Aufgabe?

Im Rahmen unserer Beratungsleistung stellen wir immer wieder Fragen, wie z.B.:

• Wissen Ihre Mitarbeiter, wie man den Zu- und Abgang von BTM gesetzeskonform dokumentiert? (§17 BtMG)
• Wissen Sie eigentlich, wie viele Brandschutzhelfer Sie in Ihrem Krankenhaus benötigen?
• Wissen Sie, welche Pflichten bei der Inbetriebnahme von Medizinprodukten erfüllt werden müssen? (z.B. § 30 MPG)
• Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über alle notwenigen Gesetze informiert sind (und diese auch einhalten)?

Die Antworten auf diese Fragen lassen sich in einem Rechtskataster finden. Als Teil des Management-Systems ist ein Rechtskataster eine Datenbank, die alle relevanten Rechtsanforderungen enthält. Falls Sie es noch nicht wussten - Rechtssicherheit ist als Bestandteil des Compliance-Managements auch eine Aufgabe der Geschäftsführung.

Durch die Normen DIN EN ISO 9001:2015 und DIN EN ISO 15224:2017 rückt die Bedeutung von rechtlichen Verpflichtungen noch mehr in den Fokus und ist somit auch ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Zertifizierung. Problem dabei ist, dass die Vielfalt von Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen nicht leicht zu überblicken ist. Rechtssicherheit und Rechtskonformität kann nur sichergestellt werden, wenn alle relevanten rechtlichen Anforderungen bekannt und aktuell sind. Für den Industriebereich werden bereits umfangreiche Rechtskataster kommerziell angeboten, im Gesundheitssektor gibt es bisher jedoch kein adäquates Angebot. Vor Ort sieht man oftmals eine Excel-Liste mit Gesetzen, mit denen sich die Einrichtungen selbst behelfen. Diese wird jedoch von den Mitarbeitern oft nicht genutzt, oder deren Existenz ist nicht ausreichend kommuniziert.

Zusätzliche Herausforderungen ergeben sich in vielen Einrichtungen auch bei der Struktur des Dokumentenmanagements. Wer kennt das nicht - über die Jahre sammeln sich zahlreiche Dokumente an, bis niemand mehr weiß, welche Dokumente noch aktuell sind oder in ein Archiv verschoben werden können. Die unklare Struktur der Vielzahl an Dokumenten führt auch dazu, dass sich die Mitarbeiter nicht mehr zurechtfinden und wichtige Dokumente nicht oder nur sehr schwer gefunden werden, was zu folgenschweren Fehlern führen kann.

Wir haben uns zur Aufgabe gemacht, diese Potentiale zu bündeln und beherrschbar zu machen. Ziel ist, durch Übersichtlichkeit und Transparenz, Rechtssicherheit zu schaffen und damit das Haftungsrisiko zu minimieren.

Als Vorreiter in diesem Sektor bieten wir jetzt eine Systemlösung, welche auf Basis einer Prozesslandkarte das Dokumentenmanagement mit dem Beauftragtenwesen und den zugehörigen Gesetzen verbindet. Eine intuitive Bedienung und der niederschwellige Zugang sind hierbei eine Selbstverständlichkeit – somit kann jeder Mitarbeiter einfach und schnell auf alle relevanten Dokumente, Rechtsvorschriften oder beauftragte Personen mit deren zugehörigen Aufgaben zugreifen.

Mehr möchten wir an dieser Stelle nicht verraten.
Falls Sie Interesse an diesem Thema haben und mehr erfahren möchten, laden wir Sie herzlich zu einer ersten Präsentation ein. Schauen Sie am 7.11.2019 bei uns vorbei. Gern gehen wir mit Ihnen in den fachlichen Austausch oder klicken Sie sich einfach mal selbst durch das System.